Presupuestos y fondos en Koha
Los recursos económicos son primordiales en las bibliotecas, pues permiten la adquisición de material bibliográfico, como también insumos básicos para ellas. Contar con el presupuesto adecuado y poder gestionarlo es fundamental en la administración de las bibliotecas y en Koha se puede crear fondos y presupuestos, gestionando también fondos para diferentes sedes, si las tuviera.
Presupuestos: son el nivel superior utilizado para el seguimiento de las transacciones relacionadas con adquisiciones. Un ejemplo de ello, sería la creación de un presupuesto para el año en curso y luego establecer diferentes fondos para las diferentes áreas de la biblioteca.
Para crear un presupuesto se debe usar la opción que está en el costado izquierdo de la pantalla en adquisiciones, “Presupuesto”.
En la pantalla que aparecerá a continuación se debe usar en botón “Nuevo presupuesto”.
En la siguiente pantalla se deberán introducir los siguientes datos:
Periodo de tiempo en que se utilizará dicho presupuesto (curso académico, año fiscal, cuatrimestre, etc.)
- Fecha de inicio
- Fecha final
Monto total o cantidad (introduzca la cantidad asignada al presupuesto con números enteros y decimales)
Decidir si se activa el presupuesto o se bloquea. Una vez completados estos datos se guarda.
Marcar un presupuesto como activo hace posible su uso cuando se hacen pedidos en el módulo de adquisiciones, incluso, si el pedido se coloca después de la fecha de término del presupuesto. Esto le permitirá registrar pedidos que fueron hechos en un período presupuestario anterior.
El bloqueo de un presupuesto significa que los fondos no podrán ser modificados por los bibliotecarios.
Una vez creado el presupuesto con la información correspondiente, haga clic en el botón 'Guardar cambios'. El sistema desplegará la lista de los presupuestos actuales desde donde se podrán administrar dichos presupuestos: editarlos, borrarlos, duplicarlos o añadir un fondo a un determinado presupuesto.
Fondos: Para agregar o modificar un fondo, se puede hacer desde el menú al costado izquierdo en adquisiciones, “Fondo” o desde la interfaz de presupuestos en la opción Agregar fondo, como se observa en la figura anterior.
Un fondo siempre dependerá de la creación previa de un presupuesto. Los fondos ayudan a administrar el total del dinero disponible para monitorear qué tipo de inversión se hará. Por ejemplo, se puede hacer un fondo para libros, otro para suscripciones a revistas y otro para compra de material audiovisual. O bien los fondos se pueden definir por sedes, etc.
Para crear uno nuevo se debe usar el botón Nuevo y luego en “Acciones” se elige el presupuesto en el que se agregará el fondo
Una vez ahí, hay que completar los siguientes datos:
Los tres primeros campos son obligatorios:
- Código del fondo (identificador único para el fondo), se limitará a cinco caracteres
- El nombre del fondo
- Monto total o cantidad asignada (que deberá entrarse con números enteros y decimales)
En el campo Propietario se puede asignar a un bibliotecario (Editar dueño) que esté encargado de realizar cambios en el fondo. Se desplegará la siguiente pestaña, donde se debe buscar al bibliotecario asociado.
También se puede elegir la biblioteca que utilizará dicho fondo. Utilizando el campo “restringir acceso” se puede elegir el bibliotecario o biblioteca que puede hacer pedidos con este fondo. Las notas se pueden añadir para describir los usos de dichos fondos, etc. En “Estadísticas 1 y 2” se escogen valores para futuros informes.
Cuando se haya completado todos los campos anteriores, se debe usar el botón “Enviar” y aparecerá el listado de los fondos pertenecientes a un determinado presupuesto.
